Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Suleiman Mulla, entrepreneur individuel (SIRET : 985 226 299 00040), éditeur de la plateforme Phano (ci-après « Phano », « nous »), est responsable du traitement des données personnelles collectées via la plateforme (ci-après « le Service »).

Contact : privacy@phano.ai

2. Données collectées

Nous collectons les catégories de données suivantes :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse email professionnelle
• Données de connexion : adresse IP, user-agent, horodatage des connexions
• Données d'usage : interactions avec le Service, meetings détectés, briefs générés
• Données calendrier : événements de calendrier connectés (Google Calendar, Microsoft Outlook), uniquement les métadonnées (titre, date, participants)
• Données CRM : informations de comptes et contacts synchronisées depuis votre CRM (HubSpot, Salesforce) avec votre consentement explicite
• Données email : métadonnées des emails synchronisés (expéditeur, destinataire, objet, date) depuis Gmail ou Outlook, avec votre consentement explicite

3. Finalités du traitement

• Fourniture du Service : préparation de rendez-vous, suivi de la relation client, analyse de signaux
• Amélioration du Service : analyse d'usage agrégée et anonymisée
• Sécurité : détection de fraude, logs d'audit, rate limiting
• Communication : emails transactionnels (confirmation, notifications, alertes)

4. Base légale

• Exécution du contrat (Art. 6.1.b RGPD) : traitement nécessaire à la fourniture du Service
• Consentement (Art. 6.1.a RGPD) : connexion de calendrier, email et CRM tiers
• Intérêt légitime (Art. 6.1.f RGPD) : sécurité, prévention de la fraude

5. Traitement par intelligence artificielle

Le Service utilise des fournisseurs d'intelligence artificielle tiers pour analyser des données et générer du contenu contextuel. Avant tout envoi à un fournisseur IA :

• Les données personnelles identifiantes (noms, emails, téléphones) sont anonymisées automatiquement
• Les données sont envoyées de manière ponctuelle et ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles
• Les fournisseurs utilisés sont conformes SOC 2 Type II et offrent des garanties contractuelles de non-rétention des données

6. Utilisation des données Google

Le Service accède aux API Google suivantes avec votre consentement explicite :

• Google Calendar API (lecture seule) : pour importer vos meetings clients et générer des briefs contextuels avant chaque rendez-vous
• Gmail API (lecture et envoi) : pour synchroniser vos emails clients et permettre l'envoi d'emails depuis le Service
• Google UserInfo : pour identifier votre adresse email de connexion

Utilisation : les données Google sont utilisées exclusivement pour fournir les fonctionnalités du Service décrites ci-dessus. Elles ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires, de profilage, ou revendues à des tiers.

Partage : les données Google ne sont partagées avec aucun tiers, à l'exception des sous-traitants listés en section 8, dans le strict cadre de la fourniture du Service.

Conservation : lors de la déconnexion d'une intégration calendrier, les réunions futures sont automatiquement supprimées. Les réunions passées et leurs données associées (briefs, comptes-rendus, notes) sont conservées en tant que données métier CRM. Toutes les données calendrier sont définitivement supprimées à la suppression de votre compte. Les données email sont supprimées dès la déconnexion de l'intégration correspondante.

Révocation : vous pouvez révoquer l'accès de Phano à vos données Google à tout moment depuis la page Paramètres > Intégrations du Service, ou depuis myaccount.google.com/permissions.

L'utilisation des données reçues via les API Google est conforme à la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use.

7. Durée de conservation

• Données de compte : durée de la relation contractuelle + 3 ans
• Logs d'audit : 12 mois (purgés automatiquement)
• Données de calendrier : réunions futures supprimées à la déconnexion ; réunions passées conservées comme données métier (supprimées à la clôture du compte)
• Données CRM/email : supprimées lors de la déconnexion de l'intégration
• Cache LLM : 30 jours (TTL configurable)

8. Sous-traitants

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès (Art. 15) : obtenir une copie de vos données
• Droit de rectification (Art. 16) : corriger vos données
• Droit à l'effacement (Art. 17) : supprimer votre compte et toutes les données associées
• Droit à la portabilité (Art. 20) : exporter vos données au format JSON
• Droit d'opposition (Art. 21) : vous opposer au traitement basé sur l'intérêt légitime

Ces droits sont exercables directement depuis votre profil (Paramètres > RGPD) ou par email à privacy@phano.ai. Délai de réponse : 30 jours.

10. Sécurité

• Chiffrement en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256)
• Tokens d'accès tiers chiffrés côté serveur
• Isolation stricte des données par organisation
• Logs d'audit de toutes les opérations sensibles
• Authentification multi-facteurs disponible

11. Cookies

Le Service utilise uniquement des cookies techniques :

• Session Supabase : authentification (strictement nécessaire)
• OAuth state : protection CSRF lors des connexions tierces (temporaire)
• Préférence de langue : cookie next-intl

Aucun cookie publicitaire ou de tracking tiers n'est utilisé.

12. Contact et réclamation

Pour toute question relative à la protection de vos données : privacy@phano.ai

En cas de litige non résolu, vous pouvez saisir la CNIL(Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) :
www.cnil.fr/fr/plaintes